为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使学生会工作形成一定的历史资料，特制定本制度。档案管理制度在于规范学生会各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展
一、 档案管理范围
1.每月和每学期工作计划、总结；
2.各部门举办活动的策划、图片、总结及有关资料表格；
3.院学生会干部理事人事档案；
4.日常工作文件；
5.其他有关资料（各会议资料，考勤记录及成员联系方式等）。
二、 学期初始，人员确定以后，一周内向主席团及办公室提交一份部门全体人员名单，由办公室存档管理。以后如有人事变动，及时做变更调整。
三、 各部门每个月和每学期始末各做两份完整的学期工作计划和工作总结（纸质两份，电子档一份），统一交由办公室和本部门归档管理。
四、 各部门举办活动前要有详尽的策划书及预算申请，活动结束后要在一周内完成活动总结，并整理好全部的书面材料三份（包括宣传资料、照片、有关表格等），交本部门、主席团、院团委以便于管理。
五、 对活动策划书、总结及具体活动安排做重大调整，必须以书面形式向主席团提交详细的报告说明，经主席团审批后方可调整，原文件复印备份由办公室归档管理。
六、 为方便工作，各部门可参考由办公室保管的文件档案，但需做借阅记录，并及时归还，借阅时间不得超过一周，办公室要做好记录。
七、 无特殊情况，所有文件都须提交书面版三份，书面版经部长签字后交本部门、主席团、院团委管理。
八、 学生会每年换届时，以往文件移交下届主席团及办公室作为参考。
九、 由办公室保管的文件保留时间为3年。